1.1 前提及管理规则

采购分常规采购和按需采购，不同采购方式，必须制定好采购规范。

1. 常规采购，须根据往年或近几个月的业务需求统计，确定常规采购的物料种类，制定采购计划，避免因市场缺货或紧急采购，造成生产延误或成本上升。

2. 按需采购，当常规采购不能满足订单产品生产的需求变化时，则根据销售订单和生产计划的MRP分析，确定销售和生产所需物料的缺货情况，及时对缺货物料安排采购。

3. 当采购期限不可控或超过销售产品的交货或生产时间，则须及时通知销售专员和生产调度，调整交期和生产完工日期，及时做好客户响应。

1.2 管理目的

及时响应物料需求变化，避免生产延误和销售交期延迟，同时做好成本控制，降低采购成本和库存成本。

1.3 业务和流程描述

采购来源有三个方面：

1. 生产订单MRP需求分析后的缺货物料

2. 请购物料

3. 常规采购计划

上述三方面的物料需求，经采购专员整理后按供应商分比下采购单，并提请到采购主管审核，主管审核未通过，则取消采购单或维护后重新提交审核。
审核通过的采购单重新修改后须重新提交审核。

审核通过的采购单则通过传真或邮件的方式通知到供应商备货发货，到货后由仓库收货，并提交品检请求，品检部门检验不合格，则直接退回到供应商，如果检验合格，则提交入库请求到仓库，由仓库清点物料后入库。到货登记时，到货数量会自动写入采购单，通知采购专员采购的物料已经到货；入库时，提交合格入库数量到采购和到货单，通知采购专员到货的合格数量，从而要求供应商补货。

如果该供应商的账款时按期对账结算，则在对账期根据到货单生成账款，如果为非对账客户，到货入库时，自动生成账款。

对于账款支付，在采购单审核通过后，采购专员可根据与供应商达成的协议，提交预付款申请，采购主管审核通过后，由财务部门支付。

如果采购中需要终止采购，则由采购专员提交撤单申请给主管审核，审核通过则提请到供应商终止发货。

对于因供应商未能及时交货或其他原因造成无法交货，或主动要求供应商发货，则可中途结束采购单。

其它相关业务支持：

1. 支持供应商受控管理

  a) 采购员只能查看自己所下达的采购单

  b) 采购主管能查看自己所管辖的采购员的所有采购单

  c) 采购经理能查看所有人的采购单

2. 支持不同税率管控

  a) 在新建采购单时，根据税率来判断是否需要对方开票，如果在下单时填写无税率，则后续就无需发票回填。

  b) 如果有税率则说明该采购单需要开票。

3. 支持同一采购单不同产品的交货期的管控

  a) 采购单交货期：此交货期是指整个采购单中所有产品最迟交货的日期。

  b) 明细中的交期：在采购单中每个产品都有对应的交期，此交期是根据需求因素指定单个产品的交货日期。

4. 支持价格记忆功能

在下达采购单时，选择产品后系统会自动带出该产品前一次的采购的单价，以便采购人员能知道该产品的前一次采购价格。

5. 支持最高采购限价，超过最高采购限价的采购订单，系统可以禁止录入，或采购审核时，提醒采购主管。

6. 支持采购物料数据的批量导入和自动分供应商生成采购单、EXCEL导入、历史采购数据导入等


审批流程

控制节点

审批条件

备注

新签采购单

采购主管

新签或修改

 


警报名称

触发条件

提醒岗位

目的

到货超期告警

超过采购交期

采购人员